Bei den Passagierlisten der Auswandererschiffe handelt es sich um handschriftliche Dokumente in Formularform, die in unterschiedlicher Qualität überliefert sind. Die Qualität der Daten kann von folgenden Umständen beeinträchtigt werden:

• Manche Einträge sind schlecht oder gar nicht lesbar. Dies kann unterschiedliche Gründe haben (beschädigte Liste, unleserliche Handschrift, Korrekturen oder Streichungen auf der Liste oder ähnliches).

• Manche Einträge sind nicht eindeutig. Insbesondere im späten
19. Jahrhundert mangelte es den Schreibern an Sorgfalt (ungenaue Zuordnung der Einträge, verrutschte Zeilen, ein Eintrag für mehrere Personen oder ganze Familien oder ähnliches).

• Oft beruhten die Einträge auf den Passagierlisten auf mündlichen Auskünften der Auswanderer. Durch Hörfehler oder absichtliche Veränderungen von Namen oder Berufen (Amerikanisierung) entstanden Qualitätsverluste der Ursprungsdaten.

• Zu unterschiedlichen Zeiten liegen unterschiedlich viele Informationen zu den Auswanderern vor. Zu Beginn des 19. Jahrhunderts verzeichneten die Passagierlisten 11 Angaben zu jedem Auswanderer; zu Beginn des 20. Jahrhunderts wurden bereits 40 Daten von jeder Person erfasst.

• Die Informationen auf den Passagierlisten sind je nach Zeitraum uneinheitlich. So wurden beispielsweise nicht immer die Herkunftsorte der Auswanderer notiert.

Die Deutsche Auswanderer-Datenbank versucht, durch ein Notierungssystem auf erkennbare Probleme der Datenqualität hinzuweisen.